Privacyverklaring Anosmie-vereniging (reuksmaakstoornis.nl)
Als jij in contact komt met ons, zullen wij persoonsgegevens van jou verwerken. Uiteraard houden wij ons daarbij aan de wetgeving, zoals onder meer de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de AVG). Hoe wij dat bij Reuksmaakstoornis.nl precies doen, kun je in deze privacyverklaring lezen.
Wie zijn wij?
Anosmie-vereniging
Handelend onder de naam Reuksmaakstoornis.nl
KvK-nummer 34143935
Simon van Haarlemstraat 2
4003 XG Tiel
secretariaat@reuksmaakstoornis.nl
Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom?
Dat is afhankelijk van de aard van het contact. Daarom splitsen we hieronder de verschillende situaties uit.
Laat je een terugbelverzoek achter?
Dan vragen wij de volgende gegevens op:
- Geslacht
- Voornaam
- Achternaam
- Email
- Telefoonnummer
Deze informatie wordt gebruikt om contact met jou op te nemen zodat de vraag die je hebt gesteld op het contactformulier beantwoord kan worden. Daarna archiveren we deze gegevens en gebruiken we ze niet meer.
Meld je je aan voor een lidmaatschap?
Dan hebben we meer informatie nodig en vragen we de volgende gegevens op:
- Geslacht
- Achternaam
- Voornaam, voorletters
- Adres, postcode, woonplaats
- Geboortedatum
- Email
- Telefoonnummer
- IBAN-nummer
- Tenaamstelling rekening
- Datum incasso toestemming
Nadat we deze gegevens hebben ontvangen, maken we jouw lidmaatschap in orde. Dat wordt verzorgd door ons administratiekantoor. Zij zorgen ervoor dat jij een welkomstmail en een informatiepakket per post ontvangt. Vervolgens zullen er per e-mail nieuwsbrieven verstuurd worden en ga je uitnodigingen ontvangen voor activiteiten die we organiseren. Jouw bankgegevens zijn nodig om de contributie te kunnen incasseren.
Als je lid bent geworden, kunnen wij jou voorzien van informatie en jou in contact brengen met lotgenoten.
Wil je een donatie doen?
Dat stellen we ontzettend op prijs. Om dit goed te kunnen verwerken, hebben wij de volgende gegevens nodig:
- Voornaam
- Achternaam
- Email
- Telefoonnummer
- Ideal/Creditcard/Google Pay/Sepa debit.
Deze gegevens zijn nodig om de donatie te kunnen verwerken.
Reuktraining-app
Wij hebben ook een reuktraining-app ontwikkeld (“reuktraining.nl”). Deze kun je via de Google Play Store en de App Store downloaden. In deze app hebben wij een privacyverklaring opgenomen die specifiek van toepassing is op de gegevens die je via de app deelt en we verwijzen je dan ook graag naar de verklaring van die app voor meer informatie.
Verwerken wij bijzondere persoonsgegevens?
Als je lid wordt, houdt dat in dat jij last hebt (gehad) van een reuk- of smaakstoornis. Dat is een bijzonder persoonsgegeven. De verwerking wordt dan ook verricht in het kader van gerechtvaardigde activiteit van onze vereniging en is daarom toegestaan.
Daarnaast wordt je, als je dat wil, ook aangemeld voor de besloten Facebook-groep. Daar kun je plaatsen wat jij wenst. Dit zal mogelijk inhouden dat jij op dat moment ook bijzondere persoonsgegevens gaat delen met andere leden van de groep op een platform dat niet van ons is. Jij deelt deze gegevens zelf, uit eigen beweging. Wij hebben deze gegevens niet nodig en vragen deze ook niet op bij jou en zullen ze ook niet verwerken. Lees zelf de privacyverklaring van Facebook voordat je besluit om wel of niet bepaalde informatie te delen.
Wat zijn de rechtsgronden van de verwerkingen?
Alle verwerkingen die wij doen, zijn erop gericht om onze overeenkomst goed uit te kunnen voeren. Daarbij kan het dus gaan om de overeenkomst waarin we jouw lidmaatschap regelen of het feit dat jij een donatie doet. Dat is ook een overeenkomst.
Als jij jouw gegevens achterlaat via het contactformulier, geef jij aan ons toestemming om deze gegevens te verwerken.
Het verstrekken van persoonsgegevens is een noodzakelijke voorwaarde om de overeenkomst te kunnen sluiten. Als je geen gegevens verstrekt, kun je helaas geen lid worden of een donatie doen. Daarvoor zijn jouw persoonsgegevens namelijk essentieel.
Hoe lang bewaren wij gegevens?
Er zijn verschillende bewaartermijnen te onderscheiden.
Voor de Belastingdienst hebben wij een wettelijke bewaartermijn van zeven jaar. Dat betekent dat wij gegevens die daarvoor van belang zijn (zoals financiële stukken) zeven jaar moeten bewaren.
De ledenadministratie wordt na de opzegging van het lidmaatschap, gedurende dat lopende kalenderjaar plus één jaar daarna bewaard. Ook de incassogegevens worden na het opzeggen van de incasso het lopende kalenderjaar plus één jaar bewaard.
Gegevens die niet onder de hiervoor genoemde situaties vallen, worden maximaal één jaar bewaard. Denk hierbij bijvoorbeeld aan contactformulieren via de website of andere gegevens die jij hebt verstrekt, maar die wij niet nodig hebben.
Delen wij gegevens met anderen?
Om onze financiële administratie en ledenadministratie te verzorgen, schakelen wij derden in die ons daarbij helpen. De voornaamste partij is hierbij het administratiekantoor waar onze back-office wordt geregeld.
Ook komen jouw bankgegevens bij onze bank terecht. Om informatie per post toe te sturen, delen we jouw naam en adres met de bezorgdienst.
Daarnaast wordt onze website gehost en onderhouden door derden en nemen we daarvoor diensten af. Ook kun je denken aan de e-mailprovider, de software waarmee wij de nieuwsbrief versturen en onze cloudopslag.
Met alle partijen die worden gezien als ‘verwerkers’ in de zin van de AVG, worden verwerkersovereenkomsten gesloten om op die manier afspraken te maken over de verwerking van jouw gegevens.
Het delen van de informatie met derden gebeurt alleen maar zodat wij jou goed van dienst kunnen zijn. Het delen vindt alleen plaats binnen de Europese Unie.
Maken wij gebruik van cookies?
Op onze website maken wij alleen gebruik van functionele cookies. Omdat deze cookies functioneel en privacy vriendelijk zijn ingesteld, hoeven wij daar geen toestemming voor te vragen. Andere cookies worden niet gebruikt.
Via onze website kun je ook doorklikken naar andere websites, bijvoorbeeld van netwerkpartners of nieuwssites. Als je gebruik maakt van deze websites, is op dat gebruik van privacyverklaring van die partij van toepassing. Wij hebben daar geen invloed of controle op en zijn niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor de inhoud daarvan.
Is er bij ons sprake van geautomatiseerde besluitvorming?
Er is geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming bij Reuksmaakstoornis.nl. Er is sprake van geautomatiseerde besluitvorming als er een besluit wordt genomen door een computerprogramma of computersysteem, zonder dat er menselijke tussenkomst is. Bij ons is er altijd sprake van menselijke tussenkomst.
Hoe beveiligen wij jouw gegevens?
Wij nemen de bescherming van jouw gegevens serieus en hebben daarom passende maatregelen gekomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijzigingen tegen te gaan. Ook maakt onze website gebruik van een betrouwbaar SSL-certificaat.
Wat zijn jouw rechten?
Je hebt altijd het recht om je persoonsgegevens in te zien, aan te laten passen of te laten verwijderen. Daarnaast heb je het recht om te verzoeken om een beperking van de verwerking, mag je bezwaar maken tegen de verwerking en kun je een beroep doen op gegevensoverdraagbaarheid. In het geval dat de verwerking is gebaseerd op toestemming, mag je deze toestemming altijd intrekken. Dit doet niets af aan de rechtmatigheid van de eerdere verwerking toen de toestemming nog wel geldig was.
Wil je een beroep doen op één van deze rechten? Stuur dan een e-mail naar secretariaat@reuksmaakstoornis.nl. Wij zullen dan zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen twee weken, reageren op jouw verzoek.
Heb je een klacht?
Heb jij een klacht over de wijze waarop wij met jouw persoonsgegevens om gaan? Dan heb je altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Aanpassen en versie privacyverklaring
Onze werkwijze ten aanzien van persoonsgegevens kan wijzigen, daarom kunnen wij de privacyverklaring aanpassen. Je kunt op deze pagina altijd de meest recente versie vinden.
Vragen?
Heb je nog vragen naar aanleiding van deze privacyverklaring? Neem contact op via secretariaat@reuksmaakstoornis.nl
September 2021
